Privacybeleid

Bij Silvabird hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen wanneer u gebruikmaakt van onze diensten. Onze aanpak is gebaseerd op transparantie en wij opereren volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle gebruikers van de diensten van Silvabird. Hoewel wij geen trackingtechnologieën gebruiken, kan onze webserverlogboek basis technische informatie registreren, zoals IP-adressen, voor operationele en beveiligingsdoeleinden. Deze logboeken worden niet gebruikt om bezoekers te volgen of te profileren.

Dit Privacybeleid vormt een aanvulling op onze Algemene Voorwaarden, waarin de algemene regels en voorwaarden voor het gebruik van onze diensten worden uiteengezet.

Door gebruik te maken van de diensten van Silvabird erkent u dat u dit Privacybeleid hebt gelezen en begrepen.

Silvabird verzamelt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om onze e-mail-, contactpersonen- en agenda-hostingdiensten te leveren, te onderhouden en te beveiligen. Alle gegevensverzameling is essentieel voor de werking van onze diensten en wordt nooit gebruikt voor tracking-, marketing- of profileringsdoeleinden.

2.1 Accountinformatie

Wij verzamelen de informatie die nodig is om uw account aan te maken en te beheren, waaronder:

• E-mailadres en gebruikersnaam
• Veilig gehashte wachtwoorden
• Facturatiegegevens (zoals bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer, indien van toepassing)

2.2 Servicedata

Om onze kernservices te leveren, slaan wij op en verwerken wij:

• E-mailgegevens: Volledige e-mailinhoud, inclusief berichttekst, bijlagen en gerelateerde metadata die nodig zijn voor e-mailbezorging.
• Contactgegevens: Invoer in het adresboek en bijbehorende informatie.
• Agendagegevens: Agenda-afspraken, planningen en gerelateerde details.

2.3 Gebruiks- en Technische Gegevens

Wij verzamelen technische gegevens die tijdens het gebruik van de dienst worden gegenereerd om functionaliteit en beveiliging te waarborgen:

• Inlogrecords en authenticatielogboeken (inclusief tijdstempels, IP-adressen en user-agent-informatie)
• Verbindingsgegevens van IMAP-, POP3- en SMTP-gebruik
• Inkomende en uitgaande e-maillogboeken, inclusief afleveringsstatussen en verwerkingstijden
• Spamfilterlogboeken, waarin filterbeslissingen en redenen worden vastgelegd om e-mailbeveiliging te garanderen
• Opslaggebruiksinformatie om quota te handhaven en prestaties te waarborgen
• Toegangslogboeken van de webserver, inclusief IP-adressen, user-agent-strings en tijdstempels, die uitsluitend worden bijgehouden voor operationele en beveiligingsdoeleinden

2.4 Ondersteuningsgegevens

Wanneer u contact opneemt met support@silvabird.com, verzamelen wij de informatie die u vrijwillig verstrekt, zoals de inhoud van uw ondersteuningsverzoeken en alle aanvullende gegevens die worden gedeeld om problemen op te lossen.

Silvabird verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om onze e-mail-, contactpersonen- en agenda-hostingdiensten te leveren, te onderhouden en te beveiligen. Alle verwerkingsactiviteiten zijn gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgronden onder de AVG:

• Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract: Om de diensten te leveren en te beheren die u hebt aangevraagd.
• Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, waaronder belastingregels en wettige verzoeken.
• Gerechtvaardigde belangen: Om de beveiliging, stabiliteit en goede werking van onze diensten te waarborgen, mits deze belangen uw fundamentele rechten niet overschrijden.

3.1 Levering en Werking van de Dienst

Persoonsgegevens worden verwerkt om:

• Kernservices te leveren, waaronder e-mail-, contactpersonen- en agenda-hosting.
• Gebruikers te authenticeren en de toegang tot accounts te beheren.
• De juiste bezorging en ontvangst van e-mails te waarborgen, inclusief het verwerken van relevante metadata.
• Opslagquota en dagelijkse verzendlimieten te handhaven.

3.2 Beveiliging en Preventie van Misbruik

Wij verwerken gegevens om:

• Ongeautoriseerde toegang, fraude en misbruik te detecteren en te voorkomen.
• E-mails die als spam zijn gemarkeerd te beoordelen om passende maatregelen te bepalen.
• Het gebruik van de dienst te monitoren ter waarborging van de beveiliging en operationele integriteit, inclusief het beheer van e-mailverkeer en verbindingslogboeken.

3.3 Onderhoud en Verbetering van de Dienst

Gegevens worden verwerkt om:

• De systeemprestaties en betrouwbaarheid te onderhouden en te optimaliseren.
• Geaggregeerde technische gegevens te analyseren om problemen op te lossen en de functionaliteit van de dienst te verbeteren, zonder individuele gebruikers te profileren.

3.4 Ondersteuning en Communicatie

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• Gebruikersondersteuning te bieden en te reageren op vragen die zijn verzonden naar support@silvabird.com.
• Kritieke service-updates en beveiligingsmeldingen te communiceren.

3.5 Naleving van Wettelijke Verplichtingen

Wij kunnen gegevens verwerken en bewaren wanneer dit nodig is om:

• Te voldoen aan toepasselijke wettelijke en regelgevende verplichtingen.
• Te reageren op wettige verzoeken van overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

3.6 Geen Secundair Gebruik

Silvabird verwerkt persoonsgegevens niet voor secundaire doeleinden, zoals marketing, reclame of gebruikersprofilering. Alle verwerkingsactiviteiten zijn essentieel voor de levering van de dienst, beveiliging en naleving van regelgeving.

Silvabird hecht veel waarde aan uw privacy en beperkt gegevensdeling tot wat strikt noodzakelijk is voor de werking en beveiliging van onze diensten. Wij verkopen, verhandelen of verhuren onder geen enkele omstandigheid persoonsgegevens aan derden.

4.1 Verwerkers

Silvabird maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde verwerkers voor essentiële serviceactiviteiten. Een verwerker is een bedrijf waarmee wij samenwerken om onze diensten te leveren, bijvoorbeeld cloudproviders waarop wij onze servers hosten. Deze verwerkers handelen uitsluitend volgens de instructies van Silvabird en moeten voldoen aan strenge privacy- en beveiligingsnormen, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4.2 Gegevenslocatie en -overdrachten

Alle persoonsgegevens die door Silvabird worden verwerkt, blijven uitsluitend binnen de Europese Unie. Wij werken uitsluitend samen met bedrijven die wettelijk gevestigd zijn in de Europese Unie, waardoor uw gegevens nooit worden overgedragen aan of toegankelijk zijn voor entiteiten buiten de EU. Dit beleid omvat een strikte regel om geen gebruik te maken van niet-EU-bedrijven, zelfs niet als zij datacenters binnen de EU exploiteren. Hierdoor genieten uw gegevens te allen tijde van de robuuste privacybescherming die door de EU-wetgeving wordt geboden.

4.3 Wettelijke Openbaarmakingen

Silvabird is een bedrijf dat is gevestigd in Nederland en voldoet aan alle toepasselijke Nederlandse en EU-wetten. Wij kunnen persoonsgegevens alleen openbaar maken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld als reactie op wettige verzoeken van overheidsinstanties of gerechtelijke bevelen. Elk verzoek wordt zorgvuldig beoordeeld om te waarborgen dat het geldig, wettig en beperkt is tot de strikt noodzakelijke gegevens.

Silvabird neemt gegevensbeveiliging serieus en implementeert robuuste maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens te allen tijde worden beschermd.

5.1 Gegevensopslag

Alle persoonsgegevens worden veilig opgeslagen binnen de Europese Unie, met gebruik van infrastructuur die voldoet aan hoge beveiligings- en privacynormen.

Om gegevensverlies te voorkomen, voert Silvabird elk uur versleutelde back-ups uit, die offsite worden opgeslagen op minimaal twee geografisch gespreide locaties. Deze back-ups worden 60 dagen bewaard, zodat er continuïteit en herstelmogelijkheden zijn in het geval van grote incidenten.

5.2 Beveiligingsmaatregelen

Silvabird past beveiligingspraktijken toe die in de sector gangbaar zijn om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling tijdens overdracht en opslag: Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden. Wij bieden geen plaintext-poorten aan voor gebruik door klanten.
• Strikte toegangscontroles: Toegang tot gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel, volgens best practices voor authenticatie en autorisatie.
• Beveiligd infrastructuurbeheer: Systemen worden regelmatig bijgewerkt en beveiligingsmaatregelen zoals firewalls en monitoring zijn aanwezig om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Hoewel Silvabird best practices volgt om uw gegevens te beveiligen, zijn gebruikers verantwoordelijk voor het veilig houden van hun accountgegevens en het gebruik van sterke, unieke wachtwoorden.

5.3 Beveiligde Communicatie

Silvabird geeft prioriteit aan beveiligde communicatie. Klanttoegang is uitsluitend mogelijk via versleutelde verbindingen, zodat er geen gegevens worden blootgesteld via onbeveiligde kanalen.

Let op: Hoewel communicatie tussen klanten en de servers van Silvabird altijd versleuteld is, kan SMTP-overdracht tussen mailservers zonder versleuteling plaatsvinden als de ontvangende server dit niet ondersteunt. Dit is een industrienorm die buiten de controle van Silvabird valt.

Silvabird bewaart persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is om onze diensten te leveren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen en de operationele integriteit te handhaven.

6.1 Bewaring na Beëindiging van het Account

Wanneer een account wordt gesloten of beëindigd, worden de bijbehorende gebruikersgegevens gedurende 14 dagen bewaard, waarna deze permanent worden verwijderd van actieve systemen. Na deze periode blijven de gegevens uitsluitend in versleutelde back-ups bewaard voor een aanvullende periode van 60 dagen. Deze back-ups worden uitsluitend voor rampenhersteldoeleinden onderhouden en zullen onder geen enkele omstandigheid worden hersteld of opzettelijk geraadpleegd.

6.2 Bewaring van Facturatie- en Juridische Gegevens

In overeenstemming met de Nederlandse belastingwetgeving bewaart Silvabird facturatie- en facturatiegegevens gedurende een periode van 7 jaar. Deze bewaartermijn waarborgt de naleving van belasting- en financiële rapportageverplichtingen in Nederland. Deze gegevens worden veilig opgeslagen en beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.

6.3 Geen Mogelijkheid tot Vervroegde Verwijdering

Silvabird biedt geen ondersteuning voor door gebruikers geïnitieerde vervroegde verwijdering van gegevens vóór het verstrijken van de standaard bewaartermijn, vanwege technische en operationele beperkingen.

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben gebruikers van de diensten van Silvabird specifieke rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Silvabird respecteert deze rechten en biedt duidelijke manieren om ze uit te oefenen.

7.1 Overzicht van Rechten

Gebruikers hebben de volgende rechten onder de AVG:

• Recht op Inzage: U kunt bevestiging vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en, indien dat het geval is, toegang krijgen tot die gegevens.
• Recht op Rectificatie: U kunt verzoeken om de correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
• Recht op Verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, met inachtneming van wettelijke en operationele bewaarplichten.
• Recht op Beperking van Verwerking: U kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om een tijdelijke stopzetting van de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op Gegevensoverdraagbaarheid: U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in specifieke gevallen, waaronder verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht om een Klacht in te Dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat uw rechten inzake gegevensbescherming zijn geschonden.

7.2 Uitoefenen van Uw Rechten

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@silvabird.com. Wij zullen op alle geldige verzoeken reageren binnen de termijn die door de AVG is vereist, doorgaans binnen één maand.

Verzoeken zijn onderhevig aan passende verificatie van de identiteit om uw privacy en beveiliging te waarborgen.

Silvabird streeft naar een privacygerichte ervaring en maakt daarom geen gebruik van trackingtechnologieën van welke aard dan ook.

8.1 Uitsluitend Essentieel Gebruik

Silvabird gebruikt cookies en lokale opslag uitsluitend voor essentiële doeleinden, zoals:

• Beheren van gebruikerssessies om u ingelogd te houden tussen bezoeken.
• Ondersteunen van beveiligingsfuncties om uw account te beschermen.
• Waarborgen van de juiste werking van de webmailinterface en gerelateerde diensten.

Deze technologieën zijn noodzakelijk voor de werking van onze diensten en kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de kernfunctionaliteit te beïnvloeden.

8.2 Geen Tracking of Analyse

Silvabird maakt geen gebruik van:

• Trackingcookies van derden
• Analysetools
• Advertentietechnologieën

Uw activiteit wordt niet gevolgd of geanalyseerd voor marketing-, profilerings- of advertentiedoeleinden.

8.3 Beheer van Cookies en Lokale Opslag

Omdat Silvabird uitsluitend gebruikmaakt van essentiële cookies en lokale opslag, zijn er geen instellingen of voorkeuren om te beheren. Deze elementen zijn vereist om de dienst veilig en correct te laten functioneren.

Silvabird kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze diensten, wettelijke vereisten of operationele praktijken weer te geven.

9.1 Kennisgeving van Wijzigingen

Wij zullen gebruikers op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen via e-mail, met een kennisgevingstermijn van minimaal 30 dagen voordat het bijgewerkte Privacybeleid van kracht wordt. Deze termijn biedt gebruikers de mogelijkheid om de wijzigingen te beoordelen en te besluiten of zij de dienst willen blijven gebruiken.

9.2 Aanvaarding van het Bijgewerkte Beleid

Door de diensten van Silvabird te blijven gebruiken na de ingangsdatum van het bijgewerkte Privacybeleid, gaat u akkoord met de herziene voorwaarden. Indien u niet akkoord gaat met het bijgewerkte Privacybeleid, heeft u het recht om het gebruik van de diensten op elk moment te staken.

Silvabird blijft zich inzetten voor transparantie en zal ervoor zorgen dat wijzigingen in dit Privacybeleid duidelijk worden gecommuniceerd.

Voor vragen of opmerkingen met betrekking tot dit Privacybeleid of uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: support@silvabird.com

Wij streven ernaar om privacygerelateerde vragen tijdig en op transparante wijze te behandelen.